販売管理の流れ

見積・受注・請求の引き継ぎを整理する方法

営業と事務の間で、何を・いつ・誰に渡すか。見積の版、受注条件、変更履歴を具体例で整理し、転記や確認の往復を見直します。

更新：2026/09/22発行：NEW METHOD LLC

見積を作った人と請求を準備する人が違うと、同じ取引なのに数量や納品先を聞き直すことがあります。最初に見直したいのは、書類の見た目よりも工程をまたぐ情報の受け渡しです。このガイドでは架空の取引を例に、業務の流れと確認事項を整理します。特定の画面操作や自動処理を示すものではありません。

一つの取引を、誰の手を通るかで書き出す

最近の取引を一つ選び、問い合わせから見積、受注、納品の確認、請求の準備までを並べます。それぞれに担当者、使っている資料、次の人へ渡す情報を書き足します。まず一つの流れを最後まで追うことで、同じ内容の再入力や、担当者の記憶に頼る箇所が見つかります。

たとえば「見積を送信した」と「顧客から注文を受けた」は別の状態です。受注へ進める根拠を注文書や合意した連絡内容と結び付けておけば、途中段階の見積を誤って確定扱いすることを避けやすくなります。

取引先名や商品名のような共通情報と、今回だけの数量や納品先を分けて考えます。顧客の住所が変わったときに過去の取引まで書き換えてよいかなど、共通情報を更新した場合の影響も確認します。

架空の例として、見積では商品Aを20個、注文では15個に変更した場合を考えます。15個という最新値だけでなく、どの見積から、いつ、誰が、何を根拠に変更したかを追えるようにします。最新の資料を上書きし続けるだけでは、変更前の内容を聞かれたときに説明しにくくなります。

「見ておいてください」だけでは、確認したのか、次の仕事を始めてよいのかがわかりません。担当者と期限に加えて、何が揃えば次の工程へ進めるかを決めます。たとえば納品先が未確定なら、未確定であることと確認する担当を明示します。

例外の扱いも一つずつ決めます。数量変更、一部納品、キャンセルなどが起きたとき、誰が関係者へ連絡し、どの資料を更新するかを確認します。通常の流れが揃ってから例外を追加すると、初めから複雑な運用を作り込む負担を抑えられます。

取引・案件の識別情報：
参照する見積の版：
確定した条件／未確定の条件：
変更内容と確認した根拠：
次の担当者と確認期限：

全取引を一度に切り替える前に、商品や担当チームなどで対象を絞り、一連の情報が追えるかを確認します。「再入力が発生した箇所」「確認先がわからなかった箇所」を記録し、入力項目や担当の決め方を調整します。

かちっと販売管理では、顧客・商談・見積・受注・請求の情報をつなぐ機能が案内されています。自社の引き継ぎ表を持って相談すると、必要な項目や権限、例外処理への対応を具体的に確認できます。

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