販売管理の導入前に、顧客・商品データを整理する

どこに、何の台帳があるかを洗い出す

営業の顧客一覧、事務の請求先一覧、倉庫の商品表など、担当ごとに持つ資料を並べます。保管場所、更新担当、最終確認日、使われている業務を記録し、どの資料を基準にするか決めます。新しいファイルだから必ず正しいとは限らず、実際に業務で使っている担当者の確認が必要です。

整理のために元の資料を直接書き換えず、作業用のコピーで違いを確認します。判断できない項目は空欄で埋めたり推測で補ったりせず、確認する人と理由を記録します。

似た名前を、すぐ同じものと決めない

「株式会社サンプル」と「サンプル（株）」が同じ会社かどうかは、名前だけでは確定できません。既存の識別番号や住所、取引担当者の確認などを組み合わせて判断します。同じ会社でも請求先や納品先が違う場合は、運用に必要な違いを残します。

商品の統合も同じです。名称が似ていても容量・色・包装単位が異なることがあります。重複候補と、統合してよいと確認できたものを分け、元の行と整理後の情報の対応を記録しておくと後から確認しやすくなります。

新しく追加するときのルールも決める

一度だけ重複を整理しても、追加方法が担当者ごとに違えば再び表記が揺れます。新規登録の前に何を検索するか、誰が追加するか、変更依頼はどこへ出すかを決めます。閲覧する人と、顧客・商品情報を更新する人を分けることも検討します。

必須項目は多ければよいわけではありません。初回登録で必ずわかる情報と、取引が具体化してから揃う情報を分け、未確定なのに仮の値を入れる運用にならないようにします。

データの種類：
基準にする台帳・担当者：
同一かどうかを判断する項目：
新規登録・変更を行う担当：
未確認の情報と確認先：

移行する範囲と、確認方法を先に合意する

過去の全取引を移すのか、進行中の案件と現在使う顧客・商品から始めるのかで作業量は変わります。残す資料の参照方法、切り替え日、切り替え後の入力先を合わせて決めます。保存が必要な記録の扱いは自社の規程や担当者に確認します。

実際の取り込み方法は導入相談で確認し、小さなサンプルで文字、数量単位、関連付け、権限を照合します。かちっと販売管理の公開ページでは顧客・商品・取引情報の一元管理が案内されていますが、このガイドはCSV取り込みや自動移行の提供を保証するものではありません。

• 基準となる台帳と更新担当が決まっているか
• 同名でも異なる顧客・商品を統合していないか
• 取り込み方法・対応項目・移行範囲を確認したか
• 切り替え前後の件数と代表的なデータを照合できるか

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