在庫・発注の確認
在庫・発注・納品を見比べるときの確認ポイント
帳簿上の在庫と現物、入荷予定と確定した入荷を区別し、欠品や数量差異を確認するための手順。担当者が共有するメモの例も紹介します。
在庫数が画面に表示されていても、それだけで受注や発注の判断ができるとは限りません。すでに別の注文で使う予定の数量、まだ届いていない発注、現物とのずれを合わせて確認します。ここでは一般的な確認の考え方を整理します。計算や帳票の例は、かちっと販売管理の自動処理・画面仕様を示すものではありません。
同じ「在庫」でも、数えている範囲を揃える
まず、どの商品をどの単位で、どの場所のどの時点まで数えているかを確認します。「10」が個数か箱数か、複数倉庫の合計か、一つの保管場所だけかによって意味は変わります。担当者が同じ数字を見ていても、前提が異なることがあります。
帳簿上の数量と、実際に数えた現物の数量も分けます。破損、返品、入力の遅れなどがあれば、数字の違いを調べてから記録を修正します。違いを見つけたこと自体を残しておけば、同じ原因が繰り返されていないか確認できます。
手元の数量と、これから動く数量を並べる
架空の例として、手元に商品Aが30個あり、うち12個を既存の注文で使う予定とします。単純化すると残りは18個ですが、出荷可能な状態か、他の予約がないかも確認が必要です。さらに20個の発注があっても、届く日と数量が確定していなければ、今日使える数量には含めません。
これは確認のための例であり、在庫の引当方式や利用可能数の定義は運用によって異なります。サービスでどこまで記録・表示できるかを、実際の注文パターンで確認してください。
| 項目 | 数量の例 | 確認事項 |
|---|---|---|
| 現在の手元の数量 | 30個 | 現物と記録が合っているか |
| 既存の注文で使う予定 | 12個 | キャンセルや変更がないか |
| 発注済み・未入荷 | 20個 | 入荷日と数量が確認できているか |
| 新しい注文への回答 | 条件を確認して判断 | 納期までに使える数量か |
差異は、直す前に発生箇所を確認する
数量が合わないときは、数え直し、記録時点の差、入荷・出荷・返品の処理漏れ、単位の違いなどを順に確認します。原因が未確定のまま数字だけ合わせると、翌日以降に同じずれが再発しても理由を追いにくくなります。
確認中の数量を使って顧客へ回答してよいかも、担当者間で揃えます。緊急の判断は責任者へ引き継ぎ、あとから確認できるよう判断の根拠と時刻を記録します。
商品・単位・保管場所：
記録上の数量と確認時刻：
現物の数量と確認者：
未処理の入荷・出荷・返品：
確認した原因／未確認の点：
次の対応担当と期限：見直しを、担当者と頻度に結び付ける
よく動く商品、納期に時間がかかる商品、過去に差異があった商品など、優先して確認する対象を決めます。確認した後に誰が発注や連絡を行うのかまで決めると、数字を眺めるだけの作業になりにくくなります。
かちっと販売管理では仕入・在庫・納品や配送の情報をまとめて管理する機能が案内されています。自社で必要な保管場所の扱い、引当、発注の判断方法、通知の条件などは、公開情報から推測せず導入時に確認します。
- 商品・単位・場所・時点が揃っているか
- 予定数量を、使える在庫として扱っていないか
- 数量の修正理由を後から追えるか
- 確認後に行動する担当者が決まっているか
参照資料
かちっと販売管理 — 仕入・在庫・配送
製品の公開されている対応領域です。本文の数量や確認メモは説明用の例で、実績ではありません。
かちっと販売管理の活用を考える
サービスの内容や利用前の確認事項は、使い方・活用ガイドで詳しく紹介しています。
かちっと販売管理の使い方・活用ガイド